Внимание! У Вас установлена устаревшая версия браузера.
Для полноценной работы на нашем сайте, пожалуйста, обновите Ваш браузер.
×
Учитесь с телефона?
В мобильной версии удобнее!
2016-07-22 12:00:00
7
75

Рубрика «Интервью с экспертом» Тема сегодня: Секреты Excel с Дмитрием Якушевым

Excel – это одна из самых популярных программ в мире: согласно данным Microsoft, ей пользуется около 1 млрд человек в 140 странах мира, то есть каждый 7-ой человек на Земле! Тем не менее, мало кто знает, насколько мощным инструмен­том является эта программа. А ведь при правильном подходе знание нужных формул и трюков позволяет сделать одну и ту же работу в десятки раз быстрее! Хитростями работы в Excel с нами делится Дмитрий Якушев – сертифици­рованный тренер Microsoft по продуктам MS Office, автор корпоратив­ных тренингов по Excel, обучивший более 2500 сотрудни­ков крупнейших компаний России, среди которых МТС, РЖД, МГТС, Miele.

Практиче­ские все офисные работники сталкивают­ся с необходимо­стью обработки массивов данных и часто для анализа используют ручную обработку и базовые функции Excel, такие как фильтрация, сортировка и вычисление суммы. При использова­нии специаль­ных формул насколько можно повысить скорость обработки информации?

Если говорить про большие массивы данных, то знание формул в разы сокращает время на обработку таблиц. Давайте я продемон­стрирую это на примере.

Перед нами таблица с данными по продажам в разрезе города, месяца и суммы продажи. Руководите­лем была поставлена задача – проанализи­ровать регионы по объёму продаж, т.е. нам надо по каждому городу выяснить, на какую сумму мы реализуем продукции. Таблица насчитыва­ет тысячу строк, и, если мы не знаем формул, то на её выполнение можем потратить целый день.

В конце статьи я приведу ссылку на видео «Формулы Excel против ручного труда», где показано 2 способа решения этой задачи: первый – привычный, но медленный – с помощью фильтров и сортировки, второй – практиче­ски мгновенный – с помощью одной формулы. Посмотрите видео и попробуйте данный метод для решения похожей задачи. И вы убедитесь, как знание всего одной формулы может облегчить вам работу и сократить время решения задач в несколько раз.

По вашему мнению, представи­телям каких профессий расширен­ные функции Excel наиболее полезны?

Большая часть моих учеников – это экономисты, бухгалтера, аналитики, менеджеры различных уровней. Если Вы большую часть рабочего времени анализируе­те данные Excel-таблиц, то без расширен­ных функций Вам никуда!

Из вашего опыта преподава­ния, какие волшебные возможно­сти есть в Excel, о которых простые пользовате­ли не догадывают­ся?

Почему-то многие из тех, кто оценивает свои знания Excel выше среднего, не знают о сводных таблицах, условном форматиро­вании, разбиении текста по столбцам, построении «живых» графиков. Либо кто-то слышал, что такие инструмен­ты и возможно­сти в Excel есть, но вот как они работают, не догадывают­ся, а если и используют тот или иной инструмент, то лишь на 5-10%.

К примеру, сводные таблицы вроде бы как научились строить, а про группиров­ку данных, создание собствен­ных полей, фильтрацию с помощью срезов не слышали. Аналогично с графиками: простые строим, а как тратить меньше времени на их построение – не знаем. Я уже про интерактив­ность молчу :)

Из вашего опыта преподава­ния, сколько времени занимает у пользовате­лей с базовыми навыками овладеть расширенны­ми возможно­стями Excel?

Овладеть расширенны­ми возможно­стями можно в течение 2 часов, просто посмотреть видеокурс и всё. Но это не будет значить, что человек научился применять это на практике.

Всем своим ученикам советую подходить к обучению методично:

  1. посмотрел видео;
  2. скачал файл, сделал то, что было на видео (при необходимо­сти пересмот­рел его несколько раз);
  3. сделал дополни­тельное задание;
  4. попытался применить в своей практиче­ской деятельно­сти.

В таком случае изучение расширен­ных возможно­стей Excel должно занять 10-14 дней (1-2 темы в день). Только так Вы раз и навсегда усвоите тему, и не надо будет каждые полгода проходить обучение снова.

Сейчас есть очень много книг и статей по Excel. Есть ли преимуще­ства обучения с преподава­телем по сравнению с самостоя­тельным обучением?

Большая часть тех, кто посещает мои очные тренинги – это люди, которые начинали изучение Excel через просмотр роликов на Youtube, чтение статей в сети. Многие из них добились определён­ных успехов в освоении формул и инструмен­тов Excel. Но, чем больше узнаешь о возможно­стях Excel, тем больше вопросов у тебя возникает.

Обучение один на один с преподава­телем считаю самым продуктив­ным и коротким путём освоения Excel. Однако надо понимать три момента.

Во-первых, сам факт занятий – это только старт. Недостаточ­но посидеть рядом со мной и поделать задания. Меня послушать один на один – супер, но надо потом ещё прийти домой, самостоя­тельно пройти, что было на занятии, и выполнить дополни­тельные задания.

Во-вторых, цена индивиду­альных занятий самая высокая по сравнению с обучением в группе и тем более с самообуче­нием.

В-третьих, будьте максималь­но сосредото­чены на занятии. Вы же платите деньги, поэтому задавайте вопросы, говорите, что понятно, а что нет, какую тему Вам ещё 3 раза надо повторить, а какую поняли слёту, и не надо больше задержи­ваться ней. Эти рекоменда­ции касаются не только моих занятий.

Идеальный ученик – изучил много самостоя­тельно, накопил конкретные вопросы по своим рабочим задачам, знает темы, которые ему точно нужны. Обучается в группе или индивиду­ально с преподава­телем, задаёт много вопросов, делает все задания.

Имеют ли преимуще­ства на собеседова­нии на работу люди с хорошими знаниями Excel?

Считаю, что при прочих равных, более уверенное и глубокое владение Excel – решающий фактор в выборе кандидата. Просто представим, что мы берём в штат экономиста, который на построение простой таблицы тратит полдня. Согласен, что научить работать в Excel можно, но кто его будет обучать?

Как-то давно увидел пост в соцсети, который в переводе гласит: «Для меня ничего не значит Ваша степень MBA, если вы не можете правильно написать ВПР в Excel».

С этого поста начинаются мои вебинары. Цель – объяснить, что каким бы суперспеци­алистом Вы ни были, если Вы не можете предста­вить результаты своей работы (как правило, в Excel и PowerPoint), то грош Вам цена.

Часто пользовате­ли интересуют­ся есть ли существен­ная разница между Access и Excel? Что более удобно в работе?

Всё зависит от решаемых Вами задач и объема данных. Excel – мощная программа, однако, никто не отменял ограниче­ние на количество строк на листе. Если Вы работаете с таблицами более 1 млн строк, то Вам точно стоит уходить в Access. Переход на Access может быть обусловлен требовани­ем одновремен­ной работы нескольких пользовате­лей над одним файлом (в Excel тоже есть такая возмож­ность, но в Access всё работает стабильнее). Вот самые очевидные преимуще­ствами Access:

  • Хранение огромных массивов данных (более 1 млн строк);
  • Поддержка одновремен­ной работы до 50 пользовате­лей;
  • Жесткое ограниче­ние по вводу некоррект­ной информации;
  • Связывание несколько таблиц в одну.

Резюме: если Вам надо хранить большие массивы данных о разнород­ных объектах и каждый Ваш сотрудник должен иметь возмож­ность онлайн доступа к этим данным – используй­те Access.

В заключение небольшой бонус для читателей – решение задачи из примера, которое показывает, насколько удобны и быстры формулы по сравнению с ручными подсчетами: Формулы Excel против ручного труда (видео).

Видеокурсы Дмитрия Якушева на сайте «Смотри.Учись»:
«Топ-20 формул на каждый день»
«Мастер формул Excel»
«Хитрости стандарт­ных диаграмм в Excel»
«Нестандарт­ные графики в Excel»

Вы можете задать дополни­тельные вопросы Дмитрию в наших группах в социальных сетях:

Нравится (?) Нравится (?)
Нравится (?) Нравится (?)
Сообщение в службу поддержки
Нажимая кнопку «Отправить», Вы принимаете условия Пользовательского соглашения и политики конфиденциальности Смотри.Учись
Подарочная карта
Подпишитесь
на наши обновления
Нажимая кнопку «Подписаться», Вы принимаете условия Пользовательского соглашения и политики конфиденциальности Смотри.Учись