Вы успеваете сделать всё, что запланировали? Или Вам кажется, что времени не хватает? Вы осознаете как время расходуется на ерунду, а важные дела так и остаются несделанными? Если это так, то вы неэффективно организуете своё личное время!
Секреты успешных людей
Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это разные вещи.
Продуктивность – это в первую очередь результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени.
Планирование
Планирование необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.
Планируйте свои задачи на бумаге или в специальных приложениях на своем смартфоне. Если цель не записана, то она не существует. Список задач — это своего рода ориентир, который поможет Вам придти к намеченной цели. Список запланированных увеличивает производительность на 25%. Приготовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.
Продолжайте работать с составленным списком в течение дня. Появилась новая задача? Внесите ее в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнили? Вычеркивайте! Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и мотивации.
Планируйте задачи от больших к маленьким, от долгосрочных к краткосрочным, от целей жизни до плана на день. Ставьте фиксированные сроки.Появилась сложная задача? Сразу делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогут майнд-карты.
Перед тем, как начать новую задачу, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
Расстановка приоритетов
Расстановка приоритетов позволит эффективно управлять списком задач, разделив задачи на по уровням важности.
Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.
Например:
Задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.
Буквой Д стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.
Закон принудительной эффективности
Секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Ни в коем случае не бросайте дело, возвращаясь к нему снова и снова, ваша производительность упадет в 10 раз
Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.
Список дел можно разделить на 4 группы:
Срочные и важные;
Важные, но не срочные;
Срочные, но не важные;
Не срочные и не важные.
Пример:
Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.
Умей говорить «нет»
Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число ваших приоритетов. Отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.
3 вопроса для Вашей эффективности
Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.
Какие дела самые важные и ценные?
Что я могу сделать, чтобы улучшить положение?
Как использовать свое время с наибольшей пользой?
