Letter of Complaint: письмо-претензия на английском

Перед написанием письма четко определите тему, то есть то, чем именно вы недовольны. В подобного рода посланиях конкретика превыше всего. Такое письмо можно отправить по факсу, по электронной почте. Но, конечно, если проблема серьезная, то предпочтительнее пользоваться обычной почтой. Старайтесь описывать проблему лаконично и сжато, не делясь эмоциями. Вместо того, чтобы делать замечания компании, лучше укажите, какие меры лучше предпринять для решения проблемы. И, конечно, верхом бестактности будет отправить письмо, в котором полно ошибок.

Главное — начать письмо с приветствия, например, Dear Mr/Mrs/Ms/Miss Surname. Если же вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, то напишите просто: Dear Sir/Madam. Но одним из самых универсальных обращений считается Dear Sirs.

Начало должно заинтересовать человека, который получает письмо. Можно начать с помощью следующих форм:

• We would like to express our dissatisfaction with...
• We would like to complain.

Лучше сразу раскрывать суть вопроса и обозначить причину, по которой вы пишите. После этого можно добавить некоторые детали и предоставить факты.

Обязательно в конце complaint letter напишите о том, чего вы ожидаете от получателя письма. К примеру, «We look forward to hearing from you within the next three days», или же используйте другую форму в зависимости от ситуации.

Заключение письма, как и другие части, имеет четко определенную форму. Неформальное обращение Yours sincerely используется только в том случае, если вы хорошо знаете человека. Учтите, что если в самом начале вы использовали форму Dear Sir/Madam, то окончание должно иметь вид только Yours faithfully. Обязательно напишите свое имя под подписью.

Самое главное — помните, что в письме-претензии ни в коем случае на должно быть обвинений, поскольку такой вид письма призван, прежде всего, решать существующие недоразумения, а не создавать новые.