Перед написанием письма четко определите тему, то есть то, чем именно вы недовольны. В подобного рода посланиях конкретика превыше всего. Такое письмо можно отправить по факсу, по электронной почте. Но, конечно, если проблема серьезная, то предпочтительнее пользоваться обычной почтой. Старайтесь описывать проблему лаконично и сжато, не делясь эмоциями. Вместо того, чтобы делать замечания компании, лучше укажите, какие меры лучше предпринять для решения проблемы. И, конечно, верхом бестактности будет отправить письмо, в котором полно ошибок.
Главное — начать письмо с приветствия, например, Dear Mr/Mrs/Ms/Miss Surname. Если же вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, то напишите просто: Dear Sir/Madam. Но одним из самых универсальных обращений считается Dear Sirs.
Начало должно заинтересовать человека, который получает письмо. Можно начать с помощью следующих форм:
- We would like to express our dissatisfaction with...
- We would like to complain.
Лучше сразу раскрывать суть вопроса и обозначить причину, по которой вы пишите. После этого можно добавить некоторые детали и предоставить факты.