Практические все офисные работники сталкиваются с необходимостью обработки массивов данных и часто для анализа используют ручную обработку и базовые функции Excel, такие как фильтрация, сортировка и вычисление суммы. При использовании специальных формул насколько можно повысить скорость обработки информации?
Если говорить про большие массивы данных, то знание формул в разы сокращает время на обработку таблиц. Давайте я продемонстрирую это на примере.
Перед нами таблица с данными по продажам в разрезе города, месяца и суммы продажи. Руководителем была поставлена задача – проанализировать регионы по объёму продаж, т.е. нам надо по каждому городу выяснить, на какую сумму мы реализуем продукции. Таблица насчитывает тысячу строк, и, если мы не знаем формул, то на её выполнение можем потратить целый день.
В конце статьи я приведу ссылку на видео «Формулы Excel против ручного труда», где показано 2 способа решения этой задачи: первый – привычный, но медленный – с помощью фильтров и сортировки, второй – практически мгновенный – с помощью одной формулы. Посмотрите видео и попробуйте данный метод для решения похожей задачи. И вы убедитесь, как знание всего одной формулы может облегчить вам работу и сократить время решения задач в несколько раз.
По вашему мнению, представителям каких профессий расширенные функции Excel наиболее полезны?
Большая часть моих учеников – это экономисты, бухгалтера, аналитики, менеджеры различных уровней. Если Вы большую часть рабочего времени анализируете данные Excel-таблиц, то без расширенных функций Вам никуда!
Из вашего опыта преподавания, какие волшебные возможности есть в Excel, о которых простые пользователи не догадываются?
Почему-то многие из тех, кто оценивает свои знания Excel выше среднего, не знают о сводных таблицах, условном форматировании, разбиении текста по столбцам, построении «живых» графиков. Либо кто-то слышал, что такие инструменты и возможности в Excel есть, но вот как они работают, не догадываются, а если и используют тот или иной инструмент, то лишь на 5-10%.
К примеру, сводные таблицы вроде бы как научились строить, а про группировку данных, создание собственных полей, фильтрацию с помощью срезов не слышали. Аналогично с графиками: простые строим, а как тратить меньше времени на их построение – не знаем. Я уже про интерактивность молчу :)
Из вашего опыта преподавания, сколько времени занимает у пользователей с базовыми навыками овладеть расширенными возможностями Excel?
Овладеть расширенными возможностями можно в течение 2 часов, просто посмотреть видеокурс и всё. Но это не будет значить, что человек научился применять это на практике.
Всем своим ученикам советую подходить к обучению методично:
- посмотрел видео;
- скачал файл, сделал то, что было на видео (при необходимости пересмотрел его несколько раз);
- сделал дополнительное задание;
- попытался применить в своей практической деятельности.
В таком случае изучение расширенных возможностей Excel должно занять 10-14 дней (1-2 темы в день). Только так Вы раз и навсегда усвоите тему, и не надо будет каждые полгода проходить обучение снова.
Сейчас есть очень много книг и статей по Excel. Есть ли преимущества обучения с преподавателем по сравнению с самостоятельным обучением?
Большая часть тех, кто посещает мои очные тренинги – это люди, которые начинали изучение Excel через просмотр роликов на Youtube, чтение статей в сети. Многие из них добились определённых успехов в освоении формул и инструментов Excel. Но, чем больше узнаешь о возможностях Excel, тем больше вопросов у тебя возникает.
Обучение один на один с преподавателем считаю самым продуктивным и коротким путём освоения Excel. Однако надо понимать три момента.
Во-первых, сам факт занятий – это только старт. Недостаточно посидеть рядом со мной и поделать задания. Меня послушать один на один – супер, но надо потом ещё прийти домой, самостоятельно пройти, что было на занятии, и выполнить дополнительные задания.
Во-вторых, цена индивидуальных занятий самая высокая по сравнению с обучением в группе и тем более с самообучением.
В-третьих, будьте максимально сосредоточены на занятии. Вы же платите деньги, поэтому задавайте вопросы, говорите, что понятно, а что нет, какую тему Вам ещё 3 раза надо повторить, а какую поняли слёту, и не надо больше задерживаться ней. Эти рекомендации касаются не только моих занятий.
Идеальный ученик – изучил много самостоятельно, накопил конкретные вопросы по своим рабочим задачам, знает темы, которые ему точно нужны. Обучается в группе или индивидуально с преподавателем, задаёт много вопросов, делает все задания.
Имеют ли преимущества на собеседовании на работу люди с хорошими знаниями Excel?
Считаю, что при прочих равных, более уверенное и глубокое владение Excel – решающий фактор в выборе кандидата. Просто представим, что мы берём в штат экономиста, который на построение простой таблицы тратит полдня. Согласен, что научить работать в Excel можно, но кто его будет обучать?
Как-то давно увидел пост в соцсети, который в переводе гласит: «Для меня ничего не значит Ваша степень MBA, если вы не можете правильно написать ВПР в Excel».
С этого поста начинаются мои вебинары. Цель – объяснить, что каким бы суперспециалистом Вы ни были, если Вы не можете представить результаты своей работы (как правило, в Excel и PowerPoint), то грош Вам цена.
Часто пользователи интересуются есть ли существенная разница между Access и Excel? Что более удобно в работе?
Всё зависит от решаемых Вами задач и объема данных. Excel – мощная программа, однако, никто не отменял ограничение на количество строк на листе. Если Вы работаете с таблицами более 1 млн строк, то Вам точно стоит уходить в Access. Переход на Access может быть обусловлен требованием одновременной работы нескольких пользователей над одним файлом (в Excel тоже есть такая возможность, но в Access всё работает стабильнее). Вот самые очевидные преимуществами Access:
- Хранение огромных массивов данных (более 1 млн строк);
- Поддержка одновременной работы до 50 пользователей;
- Жесткое ограничение по вводу некорректной информации;
- Связывание несколько таблиц в одну.
Резюме: если Вам надо хранить большие массивы данных о разнородных объектах и каждый Ваш сотрудник должен иметь возможность онлайн доступа к этим данным – используйте Access.
